FAQ
Veelgestelde vragen over Absentra
Antwoorden per onderwerp: het product, de demo, prijzen en privacy.
Product
Absentra is een Nederlandse B2B-applicatie voor administratieve verzuimregistratie. Je legt ziek- en herstelmeldingen vast en houdt de opvolging bij. Op het dashboard zie je hoe het ervoor staat. Voor diagnoses, klachten, behandelingen of oorzaken van ziekte zijn er geen velden.
Voor Nederlandse mkb-werkgevers, HR-medewerkers en leidinggevenden die verzuim overzichtelijk willen bijhouden en opvolgen.
Medewerkers beheren en importeren via CSV, ziekmelden, gedeeltelijk en volledig herstel, automatische en handmatige opvolgtaken, contactmomenten, een dashboard met indicatieve verzuimtrend, vier gebruikersrollen, tweestapsverificatie en een auditlog per dossier. Wat nog in ontwikkeling is, noemen we pas als het echt beschikbaar is.
Voor wie
Absentra is vooral gemaakt voor Nederlandse organisaties met ongeveer 50 tot 200 medewerkers. Dat is geen harde grens: Standard werkt tot 500 actieve medewerkers, daarboven is er Enterprise.
Absentra past goed bij industrie, logistiek, bouw, zorg, zakelijke dienstverlening, en schoonmaak en facilitaire dienstverlening. In die sectoren loopt een verzuimmelding vaak langs meerdere teams, leidinggevenden en administratieve overdrachten. Het zijn voorbeelden, geen klantreferenties.
Dat kan. Absentra is vooral gemaakt voor organisaties van 50 tot 200 medewerkers. Bekijk gerust de demo en leg je situatie voor, dan hoor je meteen of Absentra bij jullie past.
Niet als je een medisch dossier nodig hebt of als bedrijfsartsen diagnoses moeten vastleggen. Ook niet als je een salarisadministratie zoekt, medische re-integratiebegeleiding in de software wilt of alles verwacht wat een ERP- of HR-platform biedt.
Gegevens en privacy
De medewerker om wie het gaat, de begin- en einddatum van een melding, de administratieve status, de afdeling of het team en de acties die nog openstaan. Dit beschrijft de productscope, geen volledige juridische gegevenslijst.
Diagnoses, medische klachten, behandelingen, medische notities en oorzaken van ziekte horen niet in Absentra. Daar zijn bewust geen velden voor.
Nee. Absentra gaat over de administratieve kant van verzuim. Medische informatie hoort niet thuis in de registratie van de werkgever.
Absentra heeft geen velden voor diagnoses, klachten, behandelingen of oorzaken van ziekte. De applicatie verwerkt wel de administratieve gegevens die bij ziek- en herstelmeldingen horen. Die kunnen onder de AVG als gegevens over gezondheid kwalificeren, en daarom beveiligen we ze passend.
Demo
De interactieve demo staat los van de productieomgeving en werkt met een verzonnen organisatie. Je klikt zelf door registratie, opvolging en het dashboard. De demo opent in een nieuw tabblad.
Nee. Alle personen, organisaties en gebeurtenissen in de demo zijn verzonnen. Vul er geen echte werknemersgegevens of individuele verzuimgevallen in.
Proberen en prijzen
Free is gratis voor maximaal 5 actieve medewerkers en 1 gebruikersaccount. Standard kost € 49 per maand + € 1 per actieve medewerker, exclusief btw, tot 500 actieve medewerkers. Enterprise is op aanvraag. Het hele overzicht staat op de prijzenpagina.
Ja. Free is gratis en heeft geen einddatum, voor maximaal 5 actieve medewerkers en 1 gebruikersaccount. Alle basisfuncties en beveiliging zitten erin; persoonlijke onboarding is niet inbegrepen. Heb je meer dan 5 actieve medewerkers of meer gebruikersaccounts nodig, dan past Standard beter.
€ 49 per maand + € 1 per actieve medewerker, exclusief btw, tot maximaal 500 actieve medewerkers. Met 25 actieve medewerkers betaal je dus € 74 per maand. Op de prijzenpagina staat een rekenhulp.
€ 149 per maand exclusief btw: € 49 basisbedrag + 100 × € 1.
Een actieve medewerker is een medewerker die in jullie organisatie in Absentra als actief is geregistreerd. Iedere actieve medewerker telt mee, dus niet alleen wie inlogt of wie ziek gemeld is. Het gaat om personen, niet om fte's: een parttimer telt als één medewerker. Gearchiveerde medewerkers tellen niet mee voor de prijs.
Standard bevat maximaal 25 gebruikersaccounts binnen de vaste prijsformule. Er geldt geen losse prijs per gebruiker. Meer dan 25 gebruikersaccounts nodig? Dan valt je organisatie onder Enterprise.
Een gebruikersaccount is een account waarmee iemand inlogt, bijvoorbeeld iemand van HR of een leidinggevende. Alleen geregistreerd zijn als medewerker is geen gebruikersaccount.
Nee. De prijs wordt bepaald door het aantal actieve medewerkers, niet door een losse prijs per gebruikersaccount. Standard bevat tot 25 gebruikersaccounts, Free 1.
Free is een blijvend gratis pakket voor maximaal 5 actieve medewerkers en 1 gebruikersaccount, zonder einddatum. De proefperiode is iets anders: 30 dagen het volledige Standard-pakket proberen, tot 500 actieve medewerkers en 25 gebruikersaccounts. Voor organisaties met meer dan 5 medewerkers is de proefperiode de beste manier om Absentra serieus te beoordelen.
Ja. Je kunt Standard eenmaal 30 dagen gratis proberen, bij zowel de maand- als de jaarvariant. Na goedkeuring van je aanvraag ontvang je een uitnodiging; de proefperiode begint bij het activeren van jullie organisatieomgeving. We vragen vooraf geen betaalgegevens, en de betaalde looptijd begint pas als je na de proefperiode uitdrukkelijk kiest om betaald verder te gaan.
Je beslist zelf hoe je verdergaat. Je gaat alleen betaald verder met Standard na jouw expliciete akkoord. Zonder dat akkoord loopt er niets door. Bij maximaal 5 actieve medewerkers en 1 gebruikersaccount kan Free ook een keuze zijn.
Maandbetaling is beschikbaar. De voorwaarden voor opzegging worden vastgelegd voordat je akkoord geeft.
Jaarlijks Standard heeft dezelfde functies en gebruikerslimiet als maandelijks. Je betaalt 12 maanden vooruit en krijgt 10% korting op zowel het organisatiebedrag als de medewerkersplaatsen. Bij 100 actieve medewerkers en een gelijkblijvend aantal kost dat € 1.609,20 per jaar, exclusief btw. Jaarlijks betalen spreek je af via je aanvraag. De voorwaarden, zoals betaling en verlenging, leggen we vast voordat je akkoord geeft.
Bij de jaarindicatie tellen actieve medewerkers mee. Bij een gelijkblijvend aantal geldt 10% korting op twaalf maandbedragen. Regels voor wijzigingen tijdens de looptijd leggen we vast voordat je akkoord geeft.
Bij een jaarcontract spreken we wijzigingen in het aantal actieve medewerkers, eventuele bijbetalingen en het ingangs- of peilmoment afzonderlijk af. Dit gebeurt niet automatisch.
Afspraken over vermindering van het aantal medewerkers, eventuele terugbetaling en verlenging leggen we vast voordat je een jaarcontract aangaat.
Nee. Je vraagt toegang aan, wij beoordelen de aanvraag en daarna ontvang je een uitnodiging om je omgeving aan te maken.
Tot 500 actieve medewerkers schaalt Standard geleidelijk mee: iedere extra actieve medewerker kost € 1 per maand, zonder staffelsprongen. De overstap van Free naar Standard is een expliciete pakketkeuze; er volgt geen automatische betaalde upgrade. Bij meer dan 500 actieve medewerkers of meer dan 25 gebruikersaccounts stemmen we Enterprise af. Bestaande gegevens blijven beschikbaar.
Bij meer dan 500 actieve medewerkers, meer dan 25 gebruikersaccounts of aanvullende technische, organisatorische of contractuele eisen. De prijs is dan op aanvraag. Eventuele implementatie, ontwikkeling van koppelingen en aanvullend integratiebeheer worden afzonderlijk afgesproken en geoffreerd. Een aparte omgeving kan alleen als daar aantoonbare noodzaak voor is.
Zo controleren we de inrichting, de beveiliging en de aansluiting op jullie werkwijze voordat er echte gegevens in staan. Het is een korte beoordeling van je aanvraag, geen maatwerkproject per klant.
Toegang en rollen
Er zijn vier rollen: beheerder, HR-medewerker, casemanager en leidinggevende. Beheerders, HR-medewerkers en casemanagers werken in alle dossiers van de organisatie. Een leidinggevende kun je optioneel aan een dossier koppelen; die ziet dan alleen de dossiers waaraan hij of zij is gekoppeld, zonder die te kunnen wijzigen, en kan de status van eigen taken bijwerken. De medewerkerslijst is voor alle gebruikers binnen de organisatie zichtbaar.
Nee. Meldingen, bijvoorbeeld wanneer er een taak aan je is toegewezen, verschijnen in de app. Herinneringen per e-mail, sms of pushbericht zijn er niet.
Actieve dossiers, gedeeltelijk herstelde dossiers, openstaande en te late taken, en een indicatieve verzuimtrend over de afgelopen zes maanden. Per afdeling zie je welk aandeel van de medewerkers een lopende melding heeft, alleen bij afdelingen met minimaal vijf medewerkers. Historische rapportages, periodefilters en berekeningen op fte of rooster zitten er niet in.
Absentra ondersteunt de administratieve opvolging met taken en contactmomenten, maar biedt geen volledige dekking van de Wet verbetering poortwachter en geen juridische garantie. De verantwoordelijkheid voor het re-integratieproces blijft bij werkgever, werknemer en arbodienst of bedrijfsarts.
Integraties
Absentra werkt vandaag zonder automatische koppelingen; medewerkers zet je erin met een CSV-import. Alle koppelingen op de integratiepagina staan op “Wordt onderzocht”, van HR- en salarispakketten tot single sign-on en agenda's. We tonen de status per koppeling en noemen niets beschikbaar zolang het niet gevalideerd is.
Kies in het contactformulier voor “Integratieverzoek” en zet bij “Huidig systeem” de productnaam van het systeem dat je wilt koppelen. Deel geen exports, screenshots of werknemersgegevens.
Ja, medewerkers kun je importeren via een CSV-bestand, met komma of puntkomma als scheidingsteken. Medewerkers die al bestaan worden overgeslagen, niet bijgewerkt. Excel-bestanden en automatische synchronisatie met een HR- of salarissysteem zijn er niet; die koppelingen onderzoeken we nog.
Nog niet. Eenmalig inloggen via Microsoft Entra ID en Google Workspace hoort bij het integratieonderzoek.
We noemen bewust geen releasedatums. Een koppeling gaat eerst door behoefteonderzoek, een privacy- en beveiligingstoets en een technische pilot. De actuele status staat altijd op de integratiepagina.
Partners
Nog niet. We verkennen samenwerking met salarisadministrateurs, accountants, HR-adviseurs en arbodiensten. Commissies, resellercontracten en andere formele partnervoorwaarden zijn er bewust nog niet.
Licht en concreet. Eerst een kennismaking over jouw dienstverlening, daarna een demonstratie met verzonnen gegevens. Past het, dan spreken we een kleine vervolgstap af, zoals een introductie of een gezamenlijke pilotevaluatie.
Absentra ondersteunt alleen de administratieve werkgeverskant van verzuim. Medische informatie blijft bij de arbodienst of de bedrijfsarts, want Absentra is geen medisch dossier. Juist door die scheiding kunnen werkgever en arbodienst goed afstemmen over het administratieve proces.
Kennisbank
In de kennisbank, die voor iedereen toegankelijk is. Je vindt er uitleg over verzuimregistratie software en een checklist voor zorgvuldige administratieve verzuimregistratie. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten om het te lezen.
Nee. De kennisbank geeft algemene product- en procesinformatie, geen juridisch, medisch of arboadvies. Heb je een juridische vraag, leg die dan voor aan je eigen adviseur.
Contact
Via het contactformulier op de contactpagina. Je vraagt er toegang aan om 30 dagen te proberen, plant een persoonlijke demo, deelt feedback of stelt een integratie- of partnervraag. Deel daarbij geen namen van zieke werknemers, diagnoses, klachten, behandelingen, medische notities of oorzaken van ziekte.
Staat je vraag er niet bij?
Laat het ons weten via het contactformulier. Of bekijk eerst hoe je start.