Product
Verzuimregistratie software: van ziekmelding tot herstel in één systeem
Absentra is verzuimsoftware waarmee HR ziek- en herstelmeldingen administratief vastlegt en samen met leidinggevenden de opvolging bewaakt, zonder medisch dossier.
Het product in beeld
Schermen uit de openbare demo. Alle personen en dossiers zijn fictief.
Zie meteen wat aandacht nodig heeft
Bekijk op één dashboard welke dossiers lopen en welke taken openstaan of te laat zijn. Zo zie je waar opvolging nodig is.
Alle administratieve stappen bij elkaar
Vind per dossier de verzuimmelding, gekoppelde leidinggevende, contactmomenten en opvolgtaken terug. Zonder medische invoervelden.
Duidelijk wie welke taak oppakt
In het takenoverzicht zie je per vervolgactie de verantwoordelijke, deadline en status. Handig bij overdrachten tussen HR en leidinggevenden.
Vertrouwen begint met duidelijke afspraken
Voordat je met echte gegevens werkt, wil je weten wat Absentra vastlegt, wie toegang heeft en hoe je kunt starten.
Passende toegang
HR, leidinggevenden en andere gebruikers krijgen toegang volgens hun rol. Organisaties zijn in de database van elkaar gescheiden.
Geen medische invoervelden
Geen velden voor diagnoses, klachten, behandelingen of oorzaken van ziekte. Ook administratieve verzuimgegevens vragen zorgvuldige bescherming.
Eerst beoordelen, dan starten
Je vraagt toegang aan. Na persoonlijke beoordeling en goedkeuring ontvang je een uitnodiging voor je eigen omgeving.
Lees over gegevens en toegangsrechten op onze veiligheidspagina, of bekijk hoe een proefperiode begint.
Wat Absentra vandaag doet
Dit zit vandaag in Absentra, in elk pakket.
- Medewerkers beherenVoeg medewerkers en afdelingen toe en houd het overzicht actueel.
- Medewerkers importeren via CSVLaad een CSV-bestand in, met komma of puntkomma als scheidingsteken. Je ziet vooraf wat er gebeurt; medewerkers die al bestaan worden overgeslagen, niet bijgewerkt.
- ZiekmeldenLeg een ziekmelding vast met de administratieve gegevens die nodig zijn, zonder velden voor medische informatie.
- Gedeeltelijk herstelWerkt iemand weer deels, dan leg je het nieuwe verzuimpercentage vast.
- Volledig herstelBij volledig herstel vul je de einddatum in en sluit je het dossier.
- OpvolgtakenBij een nieuw dossier maakt Absentra automatisch opvolgtaken aan. Zelf voeg je taken toe met een deadline en iemand die ze oppakt.
- Contactmomenten en vervolgafsprakenLeg vast wanneer er contact was en welke praktische afspraak eruit kwam, zonder medische inhoud.
- DashboardActieve dossiers, openstaande en te late taken, en een indicatieve verzuimtrend over de afgelopen zes maanden.
- Vier gebruikersrollenBeheerder, HR-medewerker, casemanager en leidinggevende. Rollen bepalen wie welke dossiers kan inzien en bewerken.
- TweestapsverificatieInloggen met een extra code uit een authenticator-app.
- Auditlog per dossierPer dossier is terug te lezen wat er is gebeurd, wanneer en door wie.
Goed om te weten
- Excel-bestanden importeren of automatisch synchroniseren met een HR- of salarissysteem
- Herinneringen per e-mail, sms of pushbericht; meldingen verschijnen in de app
- Koppelingen, single sign-on, een API, webhooks of een exportfunctie
- Een afzonderlijk in te vullen hersteldatum bij gedeeltelijk herstel
- Volledige dekking van de Wet verbetering poortwachter of een juridische garantie
Wil je Absentra laten aansluiten op je huidige systemen? Bekijk welke integraties we onderzoeken. In de kennisbank lees je waar je op let bij het kiezen van een oplossing.
Van ziekmelding tot herstelmelding
Elke verzuimmelding volgt dezelfde administratieve route. Zo weet iedereen wat de volgende stap is en wie die zet.
- 1
Ziekmelding
De melding wordt administratief vastgelegd: wie, sinds welke datum en voor welk deel.
- 2
Leidinggevende koppelen
Optioneel koppel je een leidinggevende aan het dossier, zodat die kan meekijken.
- 3
Opvolgtaken
Absentra maakt automatisch opvolgtaken aan; zelf voeg je taken toe met een deadline.
- 4
Vervolgafspraken
Niet-medische contactmomenten en afspraken worden als procesgebeurtenis vastgelegd.
- 5
Herstel
Gedeeltelijk herstel leg je vast met een nieuw percentage; volledig herstel met een einddatum.
- 6
Auditlog
Per dossier is terug te lezen wat er gebeurde, wanneer en door wie.
Welke taken er bij zo'n route horen, lees je in het artikel over welke taken bij verzuimregistratie horen.
Taken en verantwoordelijkheden op één plek
Losse e-mails, agenda's en spreadsheets werken tot de eerste overdracht. Daarna gaat het mis op voorspelbare punten.
Onduidelijk eigenaarschap
Niemand weet zeker wie een vervolgactie oppakt, dus blijft die liggen.
Vergeten vervolgacties
Een herinnering in iemands agenda verdwijnt zodra diegene vrij is of vertrekt.
Versnipperde historie
De melding staat in de mail, de afspraak in een spreadsheet en de rest in hoofden.
Iedere manager een eigen werkwijze
Zonder vaste structuur volgt elk team verzuim op zijn eigen manier op.
In Absentra krijgt een taak een deadline en wijs je iemand toe die hem oppakt. Werk je nu nog in een spreadsheet? Lees wanneer verzuim bijhouden zonder Excel verstandig wordt.
Vier rollen, elk met passende toegang
Beheerder
Beheert de organisatie, gebruikers en instellingen, en werkt in alle dossiers.
HR-medewerker
Legt ziekmeldingen vast en volgt alle dossiers van de organisatie op.
Casemanager
Volgt dossiers op met taken en contactmomenten, in alle dossiers van de organisatie.
Leidinggevende
Ziet alleen de dossiers waaraan hij of zij is gekoppeld, zonder die te wijzigen, en werkt de status van eigen taken bij.
Beheerders, HR-medewerkers en casemanagers werken in alle dossiers van de organisatie. Een leidinggevende kun je optioneel aan een dossier koppelen; die ziet dan alleen de dossiers waaraan hij of zij is gekoppeld, zonder die te kunnen wijzigen, en kan de status van eigen taken bijwerken. De medewerkerslijst is voor alle gebruikers binnen de organisatie zichtbaar.
Twijfel je of Absentra bij jullie organisatie past? Lees meer over voor wie Absentra bedoeld is of bekijk de prijzen en pakketten.
Verzuimregistratie zonder medische inhoud
Absentra is geen medisch dossier. Er zijn geen velden voor diagnoses, klachten, behandelingen, medische notities of oorzaken van ziekte.
Wat er wél in staat, is de administratie die je als werkgever nodig hebt: de melding zelf, datums, statussen, taken en afspraken over het proces. Medische beoordeling en begeleiding blijven bij de arbodienst of bedrijfsarts.
Administratieve ziek- en herstelgegevens kunnen onder de AVG als gegevens over gezondheid kwalificeren. Daarom beveiligen we ze passend en vragen we niet meer dan nodig is. Lees meer op de veiligheidspagina.
Bekijk Absentra in de praktijk
Open de demo en loop zelf een melding en de opvolging door. Of probeer Absentra 30 dagen met je eigen organisatie.