1. Breng de huidige werkwijze in kaart
Hoe wordt verzuim nu geregistreerd? Kijk in elk geval naar:
- welke systemen worden gebruikt;
- waar overdrachtsmomenten zitten tussen collega's en afdelingen;
- wie waarvoor verantwoordelijk is;
- welke losse spreadsheets en mailboxen een rol spelen.
2. Bepaal de administratieve scope
Leg vast welke gegevens je nodig hebt. Denk aan:
- de betrokken medewerker;
- de afdeling of het team;
- de begin- en einddatum van een melding;
- de administratieve status;
- de verantwoordelijke voor de opvolging;
- openstaande administratieve acties;
- een contactmoment als procesgebeurtenis, zonder medische inhoud.
3. Houd medische informatie buiten de registratie
Diagnoses, medische klachten, behandelingen, medische notities en oorzaken van ziekte horen niet in een systeem van de werkgever, maar bij de arbodienst of bedrijfsarts. Richt de registratie zo in dat zulke informatie er ook niet per ongeluk in belandt, bijvoorbeeld via een vrij tekstveld of een bijlage bij een e-mail.
4. Richt rollen en toegang zorgvuldig in
Bepaal vooraf wie wat mag zien en doen:
- wie registreert meldingen;
- wie mag gegevens lezen;
- wie ziet alleen het eigen team;
- wie beheert gebruikers;
- hoe toegang wordt ingetrokken bij functiewisseling of vertrek.
5. Leg verantwoordelijkheden vast
Spreek per rol af wat erbij hoort:
- HR: centrale registratie en het proces bewaken;
- de leidinggevende: opvolging binnen het eigen team;
- de beheerder: gebruikers, rollen en toegang;
- directie of management: cijfers op totaalniveau, zonder individuele details.
6. Controleer opvolging
Een registratie is pas nuttig als de opvolging klopt. Controleer:
- of openstaande acties zichtbaar zijn;
- of iedere actie een verantwoordelijke heeft;
- of de status actueel is;
- of herinneringen tijdig komen;
- of je achteraf kunt zien wat er wanneer is gebeurd.
7. Bereid de overstap naar een systeem voor
Stap je over op een applicatie zoals Absentra, kijk dan vooraf naar:
- de kwaliteit van de huidige gegevens;
- een actuele medewerkerslijst;
- de indeling in afdelingen;
- welke gebruikers toegang nodig hebben;
- welke rollen zij krijgen;
- een testomgeving of demo om mee te oefenen;
- een helder pilotdoel.
8. Evalueer met duidelijke vragen
Kijk na verloop van tijd of de nieuwe werkwijze werkt:
- Kost de registratie minder handmatig werk?
- Zijn openstaande acties beter zichtbaar?
- Vinden leidinggevenden hun weg in de applicatie?
- Zijn de verantwoordelijkheden duidelijk?
- Komen er toch medische gegevens in het systeem?