1. Breng de huidige werkwijze in kaart
Voordat je iets verbetert, is het belangrijk te weten hoe verzuim nu wordt geregistreerd. Kijk in ieder geval naar:
- welke systemen worden gebruikt;
- waar overdrachtsmomenten zitten tussen collega's en afdelingen;
- wie waarvoor verantwoordelijk is;
- welke losse spreadsheets en mailboxen een rol spelen.
2. Bepaal de administratieve scope
Leg vast welke gegevens administratief nodig zijn. Voorbeelden van gegevens die binnen een administratieve registratie kunnen passen:
- de betrokken medewerker;
- de afdeling of het team;
- de begin- en einddatum van een melding;
- de administratieve status;
- de verantwoordelijke voor de opvolging;
- openstaande administratieve acties;
- een contactmoment als procesgebeurtenis, zonder medische inhoud.
3. Houd medische informatie buiten de registratie
Diagnoses, medische klachten, behandelingen, medische notities en oorzaken van ziekte horen niet thuis in een systeem van de werkgever. Die informatie hoort bij de bevoegde arbodienst of bedrijfsarts. Richt de registratie zo in dat medische informatie er ook niet per ongeluk in terecht kan komen, bijvoorbeeld via vrije tekstvelden of e-mailbijlagen.
4. Richt rollen en toegang zorgvuldig in
Bepaal vooraf wie wat mag zien en doen:
- wie registreert meldingen;
- wie mag gegevens lezen;
- wie ziet alleen het eigen team;
- wie beheert gebruikers;
- hoe toegang wordt ingetrokken bij functiewisseling of vertrek.
5. Leg verantwoordelijkheden vast
Maak expliciet welke rol welke verantwoordelijkheid draagt in het administratieve proces:
- HR: centrale registratie en bewaking van het proces;
- de leidinggevende: opvolging binnen het eigen team;
- de beheerder: gebruikers, rollen en toegang;
- directie of management: inzicht op geaggregeerd niveau, zonder individuele details.
6. Controleer opvolging
Een registratie is pas nuttig als de opvolging klopt. Controleer:
- of openstaande acties zichtbaar zijn;
- of iedere actie een verantwoordelijke heeft;
- of de status actueel is;
- of herinneringen tijdig komen;
- of achteraf controleerbaar is wat er wanneer is gebeurd.
7. Bereid digitalisering voor
Stap je over op een applicatie zoals Absentra, bereid dan het volgende voor:
- de kwaliteit van de huidige gegevens;
- een actuele medewerkerslijst;
- de indeling in afdelingen;
- welke gebruikers toegang nodig hebben;
- welke rollen zij krijgen;
- een testomgeving of demo om mee te oefenen;
- een helder pilotdoel.
8. Evalueer met duidelijke vragen
Beoordeel na een periode of de nieuwe werkwijze werkt:
- Kost de registratie minder handmatig werk?
- Zijn openstaande acties beter zichtbaar?
- Begrijpen leidinggevenden de interface?
- Zijn verantwoordelijkheden duidelijk?
- Worden er geen medische gegevens ingevoerd?